Obowiązkowe ubezpieczenie OC dla biur księgowych posiada sumę gwarancyjną w wysokości 10.000 EUR. Czy ta kwota zapewnia odpowiednią ochronę? Spójrzmy na podstawowy zakres czynności wykonywanych przez przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych został określony w Art. 4 ust. 3 pkt 2)-6) Ustawy o rachunkowości (Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591 z późniejszymi zmianami).
Te czynności to:
- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
- sporządzanie sprawozdań finansowych;
- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Właśnie taka (i tylko taka!) działalność podlega pod określone w Art. 76h ust. 2 w/w Ustawy obowiązkowe ubezpieczenie OC.
Usługi księgowe bez ksiąg rachunkowych
W dzisiejszym świecie usługi księgowe to jednak nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wraz z rozbudową systemu podatkowego o kolejne przepisy, podatnicy kierują do podmiotów zewnętrznych również inne obszary działalności firmy. Warto zatem podkreślić, że tzw. „mała księgowość” czy „księgowość uproszczona” to:
a) prowadzenie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, ksiąg podatkowych i innych
ewidencji do celów podatkowych oraz udzielaniu im pomocy w tym zakresie;
b) sporządzanie, w imieniu i na rzecz podatników, płatników i inkasentów, zeznań i deklaracji podatkowych lub udzielanie im pomocy w tym zakresie, w szczególności na sporządzaniu oraz przekazywaniu informacji w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK);
c) sporządzanie oraz przekazywanie informacji o schematach podatkowych (MDR) jako niekwalifikująca się pod wymienione w Art. 4 ust. 3 pkt 2)-6) w/w ustawy czynności, pozostaje poza zakresem obowiązkowego ubezpieczenia OC przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Objęcie ochroną wykonywania takiej działalności jest jednak jak najbardziej możliwe w ramach oferowanego przez Wartę ubezpieczenia OC zawodowego. Dokładnie mowa tu o Sekcji III (Dodatkowe Ubezpieczenia Odpowiedzialności Cywilnej) i nowych, obowiązujących od 01.10.2023 r. OWU Odpowiedzialności cywilnej zawodowej – w ramach Klauzuli nr 3: Podatki i mała księgowość.
Usługi księgowe – czy na pewno?
Dążenie do optymalizacji kosztów prowadzonej działalności sprawia, że do podmiotów zewnętrznych kierowane są również inne obszary działalności firmy. Z naszego doświadczenia wynika, że najczęściej jest to outsourcing obsługi kadrowo-płacowej, np.:
1) obliczanie wynagrodzeń za pracę, w tym premii, dodatków i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy;
2) obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenia zdrowotne, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, obliczaniu wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz przekazywaniu w tym zakresie niezbędnych dokumentów;
3) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
4) obliczanie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych;
5) obliczanie kwot zajętych przez komornika wynagrodzeń i prowadzeniu korespondencji z organami
Egzekucyjnymi;
6) sporządzanie określonych przepisami prawa lub zleceniem zleceniodawcy ewidencji, deklaracji,
sprawozdań, raportów lub analiz związanych z obsługą kadrowo-płacową;
7) obliczanie składek za PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych) oraz prowadzenie dokumentacji w tym zakresie.
Wszystkie w/w czynności nie podlegają oczywiście pod Ustawę o rachunkowości i jako takie nie są objęte zakresem wspomnianego wcześniej obowiązkowego ubezpieczenia OC.
Na szczęście odpowiedzialność cywilną za te czynności można objąć ochroną w ramach oferowanego przez Wartę ubezpieczenia OC zawodowego - Sekcji III (Dodatkowe Ubezpieczenia Odpowiedzialności Cywilnej): Klauzula nr 2 Szkody powstałe wskutek wykonywania czynności zawodowych, polegających na prowadzeniu obsługi kadrowo-płacowej.
Błędy, błędy, a są jeszcze… szkody rzeczowe i osobowe!
Do tej pory omawialiśmy „klasyczny” zakres ubezpieczenia OC zawodowego, czyli czyste szkody majątkowe, jakie mogą ponieść klienci podmiotów prowadzących usługi księgowe. Należy jednak pamiętać, że czynności zawodowe – tak jak każda inna działalność – mogą doprowadzić także do powstania szkód rzeczowych i osobowych. Po przykłady nie trzeba daleko sięgać, samo posiadanie biura niesie za sobą ryzyko wystąpienia „zwyczajnych” szkód: zalanie lokalu poniżej, uszkodzenie najmowanego sprzętu biurowego (w szczególności elektronicznego) czy też samego najmowanego lokalu. Do biura przychodzą także klienci i – szczególnie w okresie jesienno-zimowym – mogą po prostu poślizgnąć się i przewrócić. Dodatkowo większe biura księgowe zatrudniają pracowników, co automatycznie generuje doskonale znane ryzyko OC pracodawcy.
Wszystkie te ryzyka mogą zostać objęte ochroną w ramach oferowanego przez Wartę ubezpieczenia OC zawodowego. Jako pierwsi na rynku wprowadziliśmy pokrycie dla Szkód rzeczowych i osobowych w ramach podstawowego zakresu ubezpieczenia OC dobrowolnego. Dodatkowo, w ramach Sekcji III (Dodatkowe Ubezpieczenia Odpowiedzialności Cywilnej) można wykupić Klauzulę nr 1 Szkody wyrządzone w związku z prowadzeniem biura, która daje ochronę dla ryzyk, takich jak OC pracodawcy i OC najemcy (ruchomości i nieruchomości).
Nowe OWU OC zawodowej Warty pozwalają zatem na zbudowanie kompleksowej, wielosekcyjnej ochrony ubezpieczeniowej dla podmiotów prowadzących usługi księgowe, obejmującej całe spektrum występujących w tej działalności ryzyk – OC obowiązkowe, OC dobrowolne (obejmujące szkody rzeczowe, osobowe i czyste szkody majątkowe), OC dodatkowe (Sekcja III), w tym odpowiedzialność za Szkody wyrządzone w związku z prowadzeniem biura (Klauzula 1).
Jeżeli interesują Was dodatkowe informacje na ten temat, zapraszamy do kontaktu z Pawłem Jatczakiem: paweł.jatczak@warta.pl.
